Descrizione

La tenuta dei libri sociali in formato digitale e la correlativa conservazione sono regolamentati quindi dall’Art. 2215 bis del Codice Civile oltre che dall’Art. 39 (CAD- Decreto Legislativo 7 Marzo 2005, n. 82 e s.m.i.).

In particolare, nell’Art. 2215 bis CC si legge: “i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici”.

Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato. In caso di società per imprenditore va inteso il suo legale rappresentante.

Pertanto, la tenuta dei libri in formato digitale:

non richiede vidimazione iniziale prima della messa in uso dei libri sociali
richiede l’apposizione della marca temporale e la firma digitale del legale rappresentante (o Suo delegato)
prevede tuttavia l’obbligo di assoggettamento dei libri sociali così come per i libri tenuti in formato cartaceo all’imposta di bollo ed al pagamento della tassa di concessione governativa.
L’attivazione di libri in formato digitale implica la cessazione di quelli in formato cartaceo precedentemente in uso, sui quali sarà necessario operare una formale annotazione con l’annullamento delle pagine già vidimate o numerate e ancora in bianco.

Per dematerializzazione dei libri sociali pertanto si intende la possibilità di effettuare una transizione dalla metodologia più classica di tenuta dei libri sociali ovvero quella in formato cartaceo, in favore di una tenuta digitale pienamente conforme alla normativa vigente e sopra citata.

La soluzione di ewitness per la gestione e la tenuta informatica dei libri sociali
La piattaforma per la gestione digitale dei libri sociali è la soluzione in grado di conferire pieno valore legale e probatorio ai libri sociali, consente una gestione operativa più agile ed efficiente rispetto alla gestione cartacea, garantisce tutti gli aspetti di sicurezza e costituisce un portale documentale di consultazione degli stessi libri, offrendo anche l’evidenza dell’avvenuta conservazione ai diversi portatori di interessi.

La piattaforma:

consente la redazione informatica dei verbali costituenti i diversi libri e la sottoscrizione digitale da parte di tutti gli interessati
garantisce l’archiviazione ordinata dei verbali e dei libri
consente la raccolta della firma del legale rappresentante nei termini stabiliti, consente l’apposizione della marca temporale e quindi la tenuta digitale del libro
è integrata con il sistema di conservazione digitale a norma
offre la possibilità, su richiesta, della disponibilità di un ambiente di versioning per la condivisione dei lavori preparatori alla verbalizzazione.
Il servizio è erogato attraverso una piattaforma web alla quale è possibile accedere tramite credenziali di autenticazione modulate in base ai diversi livelli di permesso nel rispetto delle policy aziendali in essere oppure con metodi di autenticazione già in uso nell’azienda stessa.

È possibile inoltre richiedere personalizzazioni custom, come ad esempio l’utilizzo del proprio sistema di autenticazione per accedere alla piattaforma.

La conservazione dei libri sociali nel sistema eWitness, grazie alla presenza di un Notaio quale Pubblico Ufficiale che ricopre il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione, offre anche l’immediata possibilità di creare estratti notarili da tali libri, se richiesto.